Design Sprint remoto: o novo normal

Em tempos onde o trabalho em home office se tornou o novo normal, veja dicas práticas para adaptar a metodologia ágil do Design Sprint para o ambiente remoto.

Por Bianca Borges*

O Design Sprint é um método ágil que permite encontrar uma solução para um problema específico ou aprimorar um produto ou serviço já existente em um curto espaço de tempo. Criada pelo Google Ventures, a técnica ganhou formatos diferenciados ao longo dos anos e agora, com o trabalho remoto cada vez mais difundido, essas adaptações no método se tornarão ainda mais frequentes e necessárias.

Alerta de spoiler: no final da matéria tem um conteúdo bônus pra você, um template pronto pra uso!

Alguns detalhes sobre a metodologia

Na sua versão original, o Design Sprint tem duração de cinco dias, divididos em 8 horas diárias. Hoje, existem modelos nos quais o processo demora apenas quatro dias e, diferente da primeira opção na qual é preciso que toda equipe trabalhe junta até o 3° dia, no formato mais enxuto essa exigência se estende até o 2° dia.

O método em si é constituído por cinco estágios: mapear o problema, esboçar, decidir, prototipar e testar. No formato mais curto com duração de quatro dias, a primeira e a segunda etapa são realizadas no mesmo dia.

Você deve estar se perguntando: será que dá pra fazer tudo isso com uma equipe remota? Sim, é possível, basta fazer algumas adaptações.

Antes de dar dicas de como adaptar o Design Sprint para o ambiente online, para relembrar, segue aqui uma explicação rápida sobre cada uma das etapas:

Mapear o problema: Essa é a hora de analisar as ideias e compartilhar conhecimento. Fazer um brainstorm onde os profissionais das diferentes áreas conseguem expor seus pontos de vista para definir o desafio ou meta a ser atingida com o Design Sprint.

Esboçar: após ter decidido o alvo para o sprint, a prioridade deve ser encontrar a solução. No início desse processo, cada membro da equipe trabalha sozinho, listando possíveis maneiras de resolver o problema. Posteriormente essas sugestões são compartilhadas e a viabilidade de cada uma é discutida. No final do dia, ocorre uma votação das melhores soluções, e estas seguem para a próxima etapa.

Decidir: com diversas possíveis soluções é preciso definir um plano sólido, filtrando o que será utilizado ou não. Todos os itens que você selecionou precisam ser colocados em um storyboard que será como um roteiro passo a passo para a produção do protótipo.

Prototipar: essa é a hora de colocar a ideia em prática, baseando-se no storyboard do dia anterior. É preciso garantir que o protótipo esteja correto para ser testado posteriormente.

Testar: chegou a hora de apresentar o protótipo para os potenciais clientes individualmente. Depois de ter todos os feedbacks e insights, a equipe se reúne e toma a decisão se prosseguirá com a ideia ou não.

Dicas para ter sucesso com o Design Sprint remoto

Agora que você já está mais ambientado no passo a passo dessa metodologia, veja essas dicas para adaptar o modelo do Design Sprint ao ambiente remoto.

Prepare o cenário do Sprint com antecedência

No pré-sprint, é importante roteirizar a conversa para ter em mente o passo a passo do processo e evitar o desperdício de tempo e perda de foco.

É indicado também criar com antecedência o template do quadro geral, onde as ideias serão colocadas. Para isso, você pode usar algumas ferramentas como Mural e Miro ou qualquer outra de sua preferência, mas não se esqueça: é essencial que a equipe de profissionais envolvida tenha conhecimento de todas as etapas e atividades.

Como o Design Sprint remoto não tem limitação de espaço, é possível criar um dashboard para cada dia ou cada tarefa. Além disso, é aconselhável preparar incluir no dashboard exemplos e instruções para minimizar as dúvidas e possibilitar que a equipe aproveite ao máximo as atividades.Ilustrar o processo com figuras e desenhos também é uma opção válida para deixar as instruções mais fáceis e atrativas.

Outro recurso interessante é informar a equipe, alguns dias antes, sobre como será o sprint e as etapas envolvidas nele. Enviar um tutorial sobre as ferramentas que serão utilizadas pode contribuir bastante para o bom andamento do processo. Para fazer isso, você pode usar o LOOM, uma extensão do Google Chrome que possibilita gravar vídeos da tela do seu computador, enquanto você explica como se usa uma ferramenta específica.

Escolha ferramentas com boa usabilidade

No Design Sprint remoto as ferramentas têm um papel fundamental. Priorize aquelas que que tem boa usabilidade e que já façam parte do contexto dos participantes, assim você economiza tempo e também ganha mais fluidez no processo.

Um ponto interessante é que até os mecanismos utilizados no Design Sprint remoto possibilitam a inovação na prática. Um exemplo disso é o Mural,recurso já mencionado aqui, que além de simular o quadro de post-its, permite que as pessoas votem nas ideias de forma anônima e ainda consegue compilar os resultados desta votação de maneira automatizada.

Falando em ferramentas, aqui vão algumas sugestões úteis para facilitar o seu Design Sprint remoto:

Mantenha a equipe engajada e focada

O engajamento do time é outro fator relevante para o bom andamento da técnica, principalmente no modo remoto. Levando essa premissa em consideração, é aconselhável selecionar bem os participantes para evitar convidar pessoas que não sejam fundamentais no processo e se certificar que um representante de cada área envolvida na ação esteja na reunião.

Além disso, é preciso estabelecer conexões entre as pessoas do grupo. Pausas entre uma atividade e outra, ou mesmo uma confraternização online antes do projeto começar pode ajudar na integração das pessoas do projeto.

No Design Sprint, a equipe fica alocada em uma sala física de reunião, as pessoas estão juntas com visão uma da outra o tempo todo, o que acaba criando um senso de pertencimento e união. No método remoto é vital que a câmera do computador ou celular de cada participante esteja sempre ligada, e recomendado que todos nos seus computadores fechem as abas de páginas que não estão relacionadas ao projeto. Dessa forma, o grupo fica ao mesmo tempo unido e focado.

Outro recurso interessante para evitar a dispersão da equipe é, após explicar todas as etapas e atividades que farão parte do sprint, desbloquear cada uma delas só quando chegar o momento de serem colocadas em prática. Dessa maneira, os participantes não ficarão tentando antecipar tarefas que ainda estão por vir e conseguem se concentrar mais nas necessidades de cada momento.

Tenha mais que um facilitador

Essa é uma sugestão que também ajuda a manter o Design Sprint remoto organizado bem como o engajamento dos participantes.

Enquanto um facilitador é responsável por observar o andamento do processo, o outro preocupa-se em orientar o grupo na execução das tarefas. Este último facilitador inclusive pode estabelecer uma ordem para que cada membro da equipe dê sua opinião ou exponha sua ideia de cada vez. Assim todas as sugestões são ouvidas e a sala do sprint não se transforma em um caos.

Dose o tempo do Design Sprint de acordo com a sua necessidade

É importante entender que a metodologia do Design Sprint tem o papel mais de orientar do que ditar regras. Esse é um método flexível e que pode ser adaptado para a realidade do mercado que você atua e às necessidades do seu projeto, desde que não afete a qualidade dos resultados finais.

Para a versão remota, passar 8 horas conectado, mesmo com as pausas a cada 90 minutos, pode ser muito cansativo e acabar dispersando os participantes. Por isso, aqui vão duas possibilidades: reduzir o tempo e adequar para a necessidade da sua equipe ou, dependendo da complexidade do problema a ser solucionado, dividir essas 8 horas em dias alternados e estender um pouco mais o processo.

Uma dica é excluir da war room digital as atividades individuais, essa é uma forma de não tornar a videoconferência tão cansativa. Para as tarefas que não serão realizadas online, uma ferramenta recomendada, como já citamos aqui, é o Basecamp que mantém o time conectado, mesmo quando cada um está trabalhando separadamente.

Peça feedback, SEMPRE

A última recomendação, mas não menos importante, é a solicitação de feedback.

Como o Design Sprint remoto é relativamente novo e carece de adaptações, tenha sempre a prática de pedir o feedback da equipe que participou do processo. Afinal, a partir das críticas e sugestões de melhorias das pessoas envolvidas fica muito mais fácil enxergar o que está bom ou o que ainda precisa ser repensado.

Conteúdo Bônus: template pronto

Com base na expertise da ZOLY em Design Sprint remoto, a Vanessa Mendes, da nossa área de Service Design, criou um template online com todo o passo a passo do processo para otimizar a sua experiência com essa metodologia ágil.

Pronto para testar o Design Sprint na prática? É só preencher o formulário abaixo para receber o link com o template.

Importante: o template está no Miro, você precisa fazer login na ferramenta antes de acessar.

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(*) Bianca Borges é Analista de Comunicação Sênior da ZOLY. Jornalista, formada pela Universidade Anhembi Morumbi, possui experiência nas áreas de Conteúdo, Assessoria de Imprensa e Gestão de Mídias Sociais. Gosta de escrever sobre diversos assuntos mas, atualmente, seu foco é o Marketing Digital e Data Business.